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2021下半年助理物流师重点知识详解(第八章)

编稿时间:2021-01-04 | 点击数:140

第八章 物流信息  

  随着商品经济的发展,商品流通分解为商流、物流和信息流。从起源上看,商流产生了物流和信息流;从相互作用上看信息流决定着商流和物流。物流信息,是物流活动所必须的信息,它既包括伴随物流活动而发生的信息,也包括在物流活动以外发生的但对物流活动有影响的信息。为了谋求商业物流各项职能的相互衔接和高效率,需要建立一个迅速传递和处理物流信息的信息网络。  

   

  第一节物流信息  

  一、物流信息的概念  

  物流信息是物流活动所必须的信息,是由物流活动引起并能反映物流活动实际状况、特征及发展变化,并被人们处理了的对物流有用的数据、情报、指令、消息等的统称。但数据、情报、指令、消息等不能简单地等于物流的信息。  

  数据是记录下来的可以鉴别的符号,是以数字、符号、图表、文字等对物流运动中的数量关系的客观描述。信息是对数据的解释,数据被处理后仍是数据。物流数据只有经过处理和解释,能够被人们接受和理解,才能成为物流信息。所以可以说,数据是构成信息的"原材料",物流信息是经过处理后得到的"产品".  

  物流情报是物流信息的一部分。物流情报是那些有一定目的性,具有很强的时效性,经过特殊方式和渠道加以传送的最新的情况报导。  

  物流消息是物流信息的外壳和形式,物流信息是物流消息的核心内容,物流消息中所包含的信息量大小是各不相同的。  

  二、物流信息的作用  

  对物流活动来说,物流信息承担着类似神经细胞的作用。  

  在制订物流战略计划,进行物流管理,开展物流业务,制定物流方针等方面都不能缺少物流信息。  

  (一)物流信息在物流计划阶段中的作用  

  长期的物流战略计划和短期的物流战略计划的制定,关键在于是否有正确的内部信息和外部信息。如果缺乏必要的信息,或信息的准确性不高,计划就无法作出,甚至会作出脱离实际的计划决策。可以说由于信息不畅,会造成物流活动的混乱,对于整个物流计划的决策来说,缺乏信息或信息不可靠,将会造成全局性的失误。  

  物流信息在建立长期战略计划的模型和掌握本期实绩的计算中,以及计划和实绩的对比中发挥着重要作用。在物流预算方面,物流信息在预算的制定,以及通过预算和实绩的对比来控制预算等方面也起着重要作用。物流信息在订货、库存管理、进货、仓库管理、装卸、包装、运输、配送等具体物流环节的计划阶段,如安排物流据点,决定库存水平,确定运输手段,找出运输计划、发运计划的最佳搭配等方面部发挥着重要作用。  

  (二)物流信息在物流实施阶段中的作用  

  1、物流信息是物流活动的基础  

  信息是商业企业组织物流活动的基础。商业物流系统中各子系统通过商品运输紧密联系在一起的。一个子系统的输出就是另一个子系统的输入。要合理组织商业企业物流活动,使运输、储存、装卸、包装、配送等各个环节做到紧密衔接和协作配合,需要通过信息予以沟通,商业物流才能通达顺畅。在发运商品时,必须首先掌握货源的多少,了解运量、运能的大小,才能加强车船的衔接工作。离开了车船和运能的正确信息,就无法准确、及时地把商品发运出去。在安排商品储存时,也必须掌握进仓商品的数量、品种以及商品的重量、体积等信息,同时要了解各仓问的空余仓位的情况,才能做到合理使用仓容,发挥仓库的使用效能。在组织装卸活动时,只有了解到商品的品种、数量、到货方式以及商品的包装状况,才能做到及时装卸。如果缺乏这些方面的信息,不但不能做到及时装卸,还会因商品体积过大,装卸机构不能适应造成无法进仓、影响发运的被动局面。为了使商业企业的物流活动正常而又有秩序地进行,必须保证物流信息畅通。物流信息的任何阻塞都将导致物流混乱,严重影响商业企业物流系统的效率。同时,信息也是物流控制的手段。在商业物流系统中,应该使商品库存保持适当的规模。规模过大,占压的流动资金过多,不利于资金周转;规模过小,既不能充分享受价格折扣,又不利于满足零售店的需要。为了使商品保持适当的水平,要利用市场信息、销售信息、库存信息、供应信息等信息控制物流规模,使物流系统对企业的供应保障及时,费用又低。因此,组织商业物流活动必须以物流信息为基础,一刻也离不开物流信息。为使商业物流活动正常而有规律地进行,必须时刻了解物流信息,物流信息的任何延误或阻塞,都将造成商业物流的混乱局面,严重影响商业物流系  

三、物流信息的主要内容  

  物流信息包括伴随物流活动而发生的信息和在物流活动以外发生的但对物流有影响的信息。开展物流活动涉及面很广。首先,是与商流的联系,由于货源来之于商业购销业务部门,只有时刻掌握有关货源方面的信息,才能作出开展物流活动的安排;其次,是与交通运输部门的联系,因为除部分的汽车短途运输外,运输工具是由铁路、航运和港务等部门所掌握,只有随时了解车、船等运输信息,才能使商品流通顺利进行;再则,在改革开放的过程中出现运输市场和仓储市场,还得做到知己知被,还要学习国内外在物流管理方面的有益经验。由此可见,物流信息不仅量大,而且来源分散,更多更广地掌握物流信息,是开展物流活动的必要条件。  

  (一)货源信息  

  贷源的多少是决定物流活动规模大小的基本因素,它既是商流信息的主要内容,也是物流信息的主要内容。  

  货源信息一般包括以下几方面的内容:  

  1、商业购销部门的商品流转计划和供销合同,以及提出的委托运输和储存的计划和合同。  

  2、工农业生产部门自己销售量的统计和分析,以及提出的委托运输和储存计划和合同。  

  3、社会性物资的运输量和储存量分析,以及提出的委托运输积储存计划和合同。  

  根据以上三方面的货源信息的分析,如果掌握的货源大于物流设施的能力,一方面要从充分发挥物流设施的使用效能,挖掘潜力,尽最大可能满足货主需要;同时在制定物流计划和签订储运合同时,也可在充足的货源中作出有利的选择。  

  反之,如果掌握的货源信息小于物流设施的运能时,则要采取有利的措施,积极组织货源,以取得物流企业最大的经济效益。  

  (二)市场信息  

  直接的货源信息,是制定物流计划,确定月度、季度以至年度的运输量、储存量指标,能起现实的微观效果。但是为了从宏观上进行决策的需要,还必须对市场动态进行分析,注意掌握有关的市场信息。因为市场是经常变化的,这些变化不仅会直接影M向到委托单位所提运输计划和储存计划的族确性,更为重要的是,市场的变化趋势必须引起物流企业宏观上的思考,以利在制定远期计划时作出正确的决策。  

  市场信息是多方面的,就其反映的性质来看主要有:11货源信息,包括货源的分布、结构、供应能力;  

  2、流通渠道的变化和竞争信息;  

  3、价格信息;  

  4、运输信息;  

  5、管理信息。  

  从广义上看,市场信息还包括社会上各物流行业的信息,也就是通常所说的行业信息,随着改革的深化,运输市场和仓储市场的形成,物流行业有了很大的发展,如城郊农村仓库发展迅速,社会托运行业的兴起,加上铁路、港务部门直接受理面的扩大等,这些行业的发展,不可避免地要吸引一部分货源。因此,了解同行的信息,对争取货源,决定竞争对策,同样具有重要意义。  

  了解一些国外的同行信息,对正确进行货源分析也是有益的。行业的经营无论国内外,它有一定共同规律。如过去商业物流部门一般是参照商业购销业务量的增长比例,来确定  

  商品运输量的增长幅度的。前几年出现了购销量上升,而运输量下降的现象,是否属于正常现象,意见不一。经参考国外有关统计,也有类似的情况。通过研究分析,原因在于商品在向高、精、尖方向发展,商品的价值成倍增长,商品的重量和体积却由于技术的进步而日益轻巧。因此;在物流技术不断进步的情况下,无论在货源组织、运量分析等方面,还是在实现物流设施现代化方面,经常掌握国外等方面的有关信息,都将成为物流信息管理的重要内容。  

  (三)运能信息  

  运输能力的大小,对物流活动能否顺利开展,有着十分密切的关系。’运输条件的变化,如铁路、公路、航空运力适量的变化,会使物流系统对运输工悴和运输路线的选择发生变化。这些会影响到交货的及时性及费用是否增加。:在我国运输长期处于短线的情况下,尤其是如此。运能信息主要有以下几个方面:  

  1、交通运输部门批准的运输月计划,包括追加、补充计划的可能性。  

  2、具体的装车、装船日期;对接运商品,着重掌握到达车、6D日期的预报和确报。  

  3、运输业的运输能力,包括各地区地方船舶和车队的运输能力等。  

  运能信息对商品储存也有着直接的关系。有些待储商品是从外地运来的,要及时掌握到货的数量和日期,以利安排仓位;有些库存是待运商品,更要密切注意运能动态。为了改变我国交通运输的紧张状态,国家正在采取潜施改变这一局面。了解今  

 四、物流信息处理的主要内容  

  (一)订货信息处理  

  1、计划阶段:选定订货方法;选定订货信息的传递手段。  

  2、实施阶段:订货处理;核对库存;核对装卸能力;核对配送能力;制作出货单;制作进货单;迟进货物的管理。  

  3、评价阶段:订货统计分析;退货处理;进货管理。  

  (二)库存管理中的信息处理  

  1、计划阶段:决定库存地点的数量;商品库存的合理配置;设定库存预算;拟定标准的库存周转率。  

  2、实施阶段:回答库存;进出库处理;移送处理;卸现货货架。  

  3、评价阶段:库存预算与库存实绩的对比;标准库存周转率与实际周转率的对比;分析过剩库存;分析缺货库存;分析商品的恶化和破损;计算保管费;计算保险费。  

  (三)进货信息处理  

  1、计划阶段:选定进货方法;选定订货信息传递手段。  

  2、实施阶段:进货;掌握和督促未进仓库的商品。  

  3、评价阶段:分析进货统计。  

  (四)仓库管理中的信息  

  1、计划阶段:租用储运公司的仓库或使用自有仓库的决定;决定仓库容积和设备的设计;保管形式的设计;仓库设备投资的经济核算。  

  2、实施阶段;自动仓库的经营;容纳场所的指示;故障对策,完善仓库的安全设备;安置管理。  

  3、评价阶段:分析仓库设备的调动;空架表;故障分析;计算修理费用,计算保安设施费用。  

  (五)装卸信息处理  

  1、计划阶段:装卸方法的设定;装卸机械投资的经济核算。  

  2、实施阶段;装卸作业指示:商品检查。  

  3、评价阶段;装卸费用分析;装卸机械调动分析。  

  (六)包装信息处理  

  1、计划阶段:决定包装形式;决定运输货物的形态;拟定包装标准,设计自动包装。  

  2、实施阶段:包装材料的管理;包装工程的管理;不同包装种类的指示贷盘管理;空集装箱的管理。  

  3、评价阶段:包装费用的分析,事故统计。  

  (七)运输信息处理  

  1、计划阶段:运输工具的选定;运输路线的选定,运送大宗货物的决定。  

  2、实施阶段:调配车辆;货物装载指示;货物跟踪管理。  

  3、评价阶段:运费计算f装载效率分析;车辆调动分析;迂回运输分析;事故分析。  

  (八)配送信息处理  

  1、计划阶段:配送中心的数量、位置的确定;配送区域的决定。  

  2、实施阶段:配送指示;与配送的货物抵达点联络;货物跟踪管理。  

  3、评价阶段:运费计算;装载效率分析;车辆调动分析;退货的运费分析;误差分析。  

  (九)综合系统信息处理  

  1、计划阶段:物流综合系统的设计;需求的预测。  

  2、实施阶段:订货处理的流向跟踪。  

  3、评价阶段:综合实绩的掌握和分析;综合流通费用的分析;服务时间和服务效率的分析。  

后交通运输的发展趋势和具体进度,对制定物流企业的运景规划和作出宏观决策,也是十分必要的。  

  (四)企业物流信息  

  l、单就商业企业物流系统来看,由于商品在系统内各环节流转,每个环节都会产生在本环节内有哪些商品、每种商品的性能、状态如何、每种商品有多少、在本环节内在某个时期可以向下一环节输出多少商品以及在本环节内某个时期需要上一个环节供应多少商品等信息。所以企业物流系统的各子系统都会产生商品的动态信息。  

  2、批发企业产生的物流信息批发企业(或供应商)向零售企业物流系统发出发货通知。发货通知表明有哪些商品、有多少商品将要进入物流系统,所以供应商也是物流信息产生的来源。  

  3、零售企业产生的物流信息。  

  (1)零售企业营销决策部门下达采购计划向物流系统传递物流信息。这部分信息包括需要采购哪些原来没有采购的商品,采购多少;哪些商品不必再采购。这是零售商业企业在商品经营策略上发生变化时产生的物流信息。  

  (2)零售企业物流系统产生的物流信息。零售企业每种商品的库存量及需要由配送中心供应哪些商品、供应多少、什么时候供应。  

  (五)物流管理信息  

  加强物流管理,实现物流系统化,是一项繁重的任务  

第二节商业物流信息系统  

  一、商业物流信息系统的特性与设计原则  

在提倡物流活动系统化的同时,物流信息活动也朝着物流信息系统化的方向发展。商业物流信息系统,就是为有关部门提供商业物流信息,谋求商业物流各项职能的相互衔接和高效率,并正确而迅速地传递和处理这些信息的系统。以前的物流信息是由人工作业完成传递的,现在这项工作则由让计算机网络来完成。  

  (一)商业物流信息系统的特性  

  具体来说,商业物流信息系统具有以下特性:  

  1、商业物流信息系统是以商业流通为自己的环境。这就决定了物流信息的输入来自商业流通部门,输出也是为商业流通部门服务的。  

  2、商业物流信息系统是由商业物流信息的收集、加工、传递、提供、存贮等一系列相互的不同阶段组成的。商业物流信息系统总是处在物流信息不断传递的动态之中。  

  (二)商业物流信息系统的设计原则  

  物流活动对物流信息系统提出了及时、准确、适用、经济的要求,在进行物流信息系统设计时,必须遵循下列基本原则:  

  1、系统的原则。建立商业物流信息系统要从系统的原则出发,使商业物流信息系统与物流的职能和物流组织机构相互联系。物流组织及手段的变化,物流方法的变化,会在一定程度上引起信息需要的变化,而物流机构的变化,也会改变物流信息流的方向和密度。  

  2、经济的原则。建立商业物流信息系统需要花费一定的财力、物力、人力。应努力做到耗费少,而又能提供数量多、价值高的信息,这就是经济的原则。  

  3、逐步发展的原则。商业物流信息系统不可能一开始就十分完善。总要有一个逐步的发展过程。根据物流业的发展要求,物流对信息变化处理手段,在现有的基础上,去积极完善和改进。  

  4、统一的原则。在流通信息系统中,商业物流信息系统只是一个分系统。同时,物流信息系统又可分解为若干子系统。  

  因此,物流信息系统要遵循统一的原则,便于进行物流信息的收集、加工、传递,也便于该系统与流通信息系统相联系,以便于物流信息系统中的其它各子系统相互协调地工作,提高整个系统的工作效率。  

  二、商业物流信息系统网  

  为了使信息系统充分发挥其作用,使社会物流水平得到广泛提高,因此,必须建立整个社会的商业物流信息网。  

  (一)中央商业物流信息系统  

  这是由国内贸易部等部门建立的物流管理信息系统。是物流的决策、计划、组织、控制和提供各种物流信息的场所。  

  1、收集和加工国民经济有关的物流信息,建立信息库,预测物流的未来。  

  2、向国民经济信息中心提供物流信息资料,以便国家进行宏观经济的调控。同时,传递国民经济信息中心的信息,以便物流部门制定科学的决策。  

  3、为下级信息机构和行业预测、咨询中心提供物流资料,并指导物流信息工作。  

  (二)中心城市商业物流信息系统  

  以中心城市为依托建立的若干个商业物流信息系统是中央与基层物流信息系统的桥梁。其主要任务是:  

  1、收集和加工中心城市的有关物流信息,并建立信息库存进行存贮。  

  2、接受中央物流信息系统提供的物流信息,并定期或不定期向中央提供物流信息,形成信息的纵向传送。  

  3、与其它中心城市物流信息系统进行各种形式的信息交换,组成横向的信息传递。  

  (三)商业物流企业物流信息系统  

  商业物流企业信息系统是整个国家物流信息系统的基本单位。它一方面收集企业内部有关物流的各种信息,为企业物流活动提供服务。另一方面要向有关方面如中心城市物流信息系统提供信息,并接受中心城市传来的信息。  

  三、商业物流企业信息系统  

  (一)商业物流企业信息系统的构成  

  一般来说,商业物流企业的信息系统由两部分构成:  

  1、外部信息系统  

  (1)经理决策需要信息  

  经理需要同仓库、运输公司、客户直接发生联系,以了解服务全过程的信息。  

  (2)客户需要了解信息  

  为了解决信息处理问题,还需要建立数字处理中心(DEl)。因为客户的信息处理系统要和数字处理中心联机联网,实现数据转换  

四、商业物流企业计算机信息系统的建立  

  (一)商业物流活动的调查与分桥  

  回--出--回这个阶段的任务是通过分析、研究,了解商业物流活动的现状,按照物流活动的进程,设定计算机所要完成信息加工与处理的任务和方法。调查分析阶段要求:1、明确系统的目的。目的不明确,不仅成本高,系统失去了实效性,对其评价也困难,不易找出改进方向。  

  2、掌握商业物流信息的内容、格式、传递方式、途径、方向、路线等。这个阶段通常包括:各种物流台帐的内容、用途、流通路线以及各台帐之间的关系。  

  3、对企业的物流功能进行分析,作出物流功能和物流信息之间的关系图。不同的物流功能之间存在着不同的关系,在作关系图时应充分调查、分析物流的功能。如库存控制功能与物流信息的关系,可建立如下的信息图。该图说明库存台帐是表示流通信息的;提供货源、实际供货是由供货单位来完成的;供货单位与需货单位问的关系,要由物流管理部门进行控制。  

  4、充分调查商业物流信息系统与企业内其它部门信息系统的关系,如销售、财务等系统的联系,必须对输出入方法、信息内容中的重要因素进行修改、筛选,组成一个效率好的系统。  

  5、对相关企业之间的信息系统进行调查研究。不仅在本企业信息系统之间要建立相互联系,还要从相关企业之间的整体物流合理化的观点出发,取得企业的协作,从而研究建立由有关企业组成的物流系统。  

  6、选定由计算机处理的信息。根据物流部门的实际需要和计算机的功能,判断哪些信息将由计算机处理。计算机处理信息的效果可分为直接效果和间接效果。直接效果表现为计算机处理的信息,推动物流活动开展的情况;间接效果也称之为计量效果,指由于使用计算机后减少了人员、设备、节约了资金、提高工作效率等效果。  

  7、对输入方法、时间和输入内容要进行充分的研究。  

  8、选定计算机处理的方式。计算机用于信息处理的方式有两种:  

  (1)成批处理方式i这种信息处理方式是将通信线路传来不需要立即处理的信息积存在磁盘上,选定一定的时间后再进行处理。成批处理的优点在于处理费用较低,但不适用数据产生之后需要立即处理的场合。  

  (2)实时处理方式。这种处理方式就是每当物流信息出现以后,马上将数据输入计算机,立即进行处理。这种方式显然适用于有实时性要求的场合;由于物流管理方式存在着多方向性和多功能性,上述两种信息处理方式通常在不同的场合选用。一般地说,对于物流现场的管理多采用实时处理,在物流决策部门多采用成批处理方式。  

  9、要重视软件的灵活性,因为商业物流周围环境经常发生变化,要组织一个能够适应环境变化并在与其它系统连接时,能保持一定主动性的系统。为此,要研究按功能建立独立软件,并使其互相连接的系统。  

  (二)建立信息处理模型  

  物流信息处理模型的建立,要根据物流管理的对象和物流信息处理的方法来确定。物流信息处理模型可以不断进行修改,它不一定是最终方案。建立物流信息处理模型可分为五个阶段:  

  1、设定输出条件  

  首先按物流活动调查与分析所得到的物流功能和信息之间的关系图再进一步进行分析比较,以判断某种物流功能的模型是否有需要改进之处,然后再进一步讨论物流信息的形式和内容,最后设定输出的条件。  

  2、设定输入条件  

  输出条件设定后,为得到这些输出信息,就要考虑应采用哪种输入方式的路径,以及输入信息的数量、形式和内容。  

  3、设定文件  

  将物流数据汇总之后所得到的数据集合,通常称之为物流文件。所谓设定文件,是指选择好文件的种类、形式和内容。  

  4、设定代码  

  计算机处理的信息必须代码化。设定代码要求系统化,以便于使用、添加、订正、删除。  

  5、设定处理模型  

  待输出、输入、代码等均已设定后,再进一步研究、确定实际的计算机处理系统。内容包括确定电子计算机机种、外部设备及时间的调度方式等,作出流程图以及进而设定处理模型。  

  (三)详细设计  

  物流信息处理系统的详细设计直接与程序设计相关,其主要内容如下:  

  1、输入、输出代码的设计  

  按照所设计的信息处理模型,确定计算机输入数据的形式;确定所用的设备;物流台帐设计;制定检验数据错误的方法等。进行输出信息的设计’选定输出设备;制定报表文件格式。文件设计的内容包括确定:是选择采用顺序查找文件还是选择随机查  

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